Template letters & self-help guide

We believe that in many cases those affected can — and should — take action themselves. On this page you will find free templates that you can use without a lawyer’s help, as well as an honest assessment of when a lawyer actually makes sense.

Take action yourself or engage a lawyer?

[ An honest assessment ]

Not every case requires a lawyer’s help. You can and should take some steps yourself. In other situations, a lawyer can make a real difference.

What you can do yourself

  • Send a GDPR (DSGVO) access request to Trade Republic (template below)
  • Write a recall complaint if TR did not initiate the recall or initiated it too late
  • Send your own demand letter to Trade Republic with a deadline
  • File a criminal complaint (Strafanzeige) and request access to the file
  • Submit a complaint to BaFin
  • File a complaint with the competent data protection authority if TR refuses to provide the information
  • Contact your legal expenses insurer and submit a coverage inquiry

Where a lawyer can help

  • The GDPR access response from TR has arrived and needs to be legally evaluated
  • TR rejects your demand letter and you are considering litigation
  • Your case involves multiple opposing parties (TR + recipient bank + money mule)
  • The causation question is complex (recall timing, clearing cycles, time of crediting)
  • You want to negotiate an out-of-court settlement
  • The amount of the loss justifies court proceedings
  • Your legal expenses insurer requires a lawyer’s opinion to confirm coverage

Our suggestion

Start with the steps you can take yourself — especially the GDPR access request. Trade Republic’s response will give you a much better basis for deciding whether a lawyer’s help is worthwhile. If you then decide to engage a lawyer, you will come to us with a considerably better starting position.

What you need to know if you proceed yourself

[ Before you begin ]

You are free to use the template letters below. Before you do, we would like to explain a few risks to you. This is not meant to deter you — it is meant to enable you to make an informed decision.

Everything you write forms part of the record

Every letter you send to Trade Republic becomes part of the file — and can be used as evidence in later court proceedings, including against you. This applies in particular to your account of the facts: how you describe the course of the fraud, which details you mention, and how you portray your own role can determine whether or not a court finds you grossly negligent.

An example: If, in your demand letter, you casually mention that you had “actually already become suspicious” or that “the amount seemed unusually high” to you, Trade Republic can later use this statement to argue that you recognized warning signs but ignored them — and thus acted with gross negligence. Even a careless phrase such as “I should not have clicked on the SMS” can be interpreted as an admission.

You need to act quickly — but mistakes are hard to undo

The immediate measures (recall, account block, criminal complaint) are time-critical and should always be started immediately — with or without a lawyer. But the out-of-court demand letter does not have to go out the same day. At that point, it is worth pausing briefly and considering whether the wording could harm you in later proceedings. When in doubt: describe the facts objectively and concisely, without assessing your own role.

Deadlines and limitation periods

Certain claims are subject to deadlines. Trade Republic must respond to the GDPR access request within one month (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Claims for damages generally become time-barred under the general rules (§§ 195, 199 BGB) after three years. But: the period for reporting unauthorized payment transactions is only 13 months under § 676b BGB. If you miss this deadline, claims may be lost. The template letters are no substitute for keeping track of deadlines.

Liability notice

The template letters below do not constitute legal advice in an individual case. You use them at your own risk. The templates must be adapted to the circumstances of your specific case. We accept no liability for damages arising from the unmodified or incorrect use of the templates.

The three template letters

[ To copy ]

Template letter 1

GDPR access request to Trade Republic

This access request is the most important first step. It compels Trade Republic to provide you with comprehensive information within one month — about your data, the security architecture, and its handling of the fraud wave. The response will form the basis for all further steps.

Access request under Art. 15 GDPR (DSGVO) (in German)
Trade Republic Bank GmbH Kastanienallee 32 10435 Berlin E-Mail: service@traderepublic.com [Ihr Name] [Ihre Adresse] [Datum] Betreff: Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO – [Ihre Kundennummer / registrierte E-Mail-Adresse] Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin Kundin/Kunde der Trade Republic Bank GmbH und wurde am [Datum des Betrugs] Opfer eines Betrugs durch SMS-Spoofing unter Ihrem Absendernamen. Ich mache hiermit mein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO geltend und bitte Sie, mir innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat folgende Informationen zur Verfügung zu stellen: 1. Sämtliche zu meiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 Abs. 1 DSGVO), einschließlich Profil- und Kontodaten, Transaktionshistorie, Kommunikationsprotokolle und Metadaten. 2. Angaben zu den Empfängern oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen meine Daten offengelegt wurden oder werden (Art. 15 Abs. 1 lit. c DSGVO). Insbesondere bitte ich um Auskunft, ob und an welche Dritte (einschließlich SMS-Versanddienstleister) meine Daten übermittelt wurden. 3. Angaben zu etwaigen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle nach Art. 33 DSGVO), die meine Daten betreffen oder betreffen könnten. Darüber hinaus bitte ich – im Zusammenhang mit dem Betrugsvorfall und zur Wahrnehmung meiner Rechte – um Auskunft zu folgenden Punkten: 4. Welchen SMS-Versanddienstleister nutzt Trade Republic für den Versand von Verifizierungscodes und Sicherheitsmitteilungen an Kunden? Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um zu verhindern, dass Dritte unter der Sender-ID von Trade Republic gefälschte SMS versenden (Sender ID Protection, SMS-Firewall o.Ä.)? 5. Welche Authentifizierungsverfahren waren zum Zeitpunkt [Datum des Betrugs] für mein Konto implementiert? Insbesondere: Bestand eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Freigabe von Überweisungen? Falls ja, seit wann? Falls nein, seit wann wurde eine solche eingeführt und was war der Anlass? 6. Seit wann waren Trade Republic die SMS-Spoofing-Betrugsmuster bekannt, die in meinem Fall einschlägig sind? Welche Maßnahmen hat Trade Republic ergriffen, um Kunden vor dieser spezifischen Betrugsmasche zu schützen oder zu warnen, und ab welchem Zeitpunkt? 7. Welche Kommunikationskanäle standen mir am [Datum des Betrugs] zur Verfügung, um einen Betrugsfall unmittelbar zu melden? Gibt es Protokolle oder Aufzeichnungen meiner Kontaktversuche an diesem Tag? 8. Zu welchem Zeitpunkt hat Trade Republic nach meiner Meldung einen SEPA-Recall eingeleitet? Bitte teilen Sie mir die genauen Zeitstempel mit: Zeitpunkt der Ausführung meiner Überweisung(en), Zeitpunkt des Eingangs meiner Betrugsmeldung bei Trade Republic, Zeitpunkt der Einleitung des SEPA-Recall. Ich weise darauf hin, dass Art. 12 Abs. 3 DSGVO eine Beantwortung innerhalb eines Monats vorsieht. Sollte Trade Republic die Frist nicht einhalten oder die Auskunft unvollständig erteilen, behalte ich mir vor, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO). Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Note: The template letters are provided in German, as they are addressed to Trade Republic Bank GmbH in Germany. Replace all marked fields with your own details. Send the letter by email to service@traderepublic.com and additionally by registered mail. Trade Republic must respond within one month.

Template letter 2

Recall complaint

Use this letter if Trade Republic did not initiate the SEPA recall of your transfer or initiated it too late — especially if you contacted Trade Republic promptly but they could not be reached.

Complaint — delayed initiation of the SEPA recall (in German)
Trade Republic Bank GmbH Kastanienallee 32 10435 Berlin [Ihr Name] [Ihre Adresse] [Datum] Betreff: Reklamation – Verspätete / unterlassene Einleitung eines SEPA-Recall Konto: [Ihre Kundennummer / IBAN] Sehr geehrte Damen und Herren, am [Datum des Betrugs] wurde ich Opfer eines Betrugs durch gefälschte SMS unter dem Absendernamen „Trade Republic". Ich habe in Folge am selben Tag Überweisungen in Höhe von insgesamt [Betrag] EUR auf das Konto [IBAN des Empfängers, soweit bekannt] ausgeführt. Nachdem ich den Betrug bemerkt hatte, habe ich um [Uhrzeit des ersten Kontaktversuchs] Uhr versucht, Trade Republic zu kontaktieren, um einen SEPA-Recall einzuleiten. Eine unmittelbare Kontaktaufnahme war jedoch nicht möglich. Erst um [Uhrzeit der tatsächlichen Erreichbarkeit] Uhr kam ein Kontakt zustande. Ich reklamiere hiermit, dass die Verzögerung in der Erreichbarkeit von Trade Republic dazu geführt hat, dass der SEPA-Recall zu spät eingeleitet wurde. Die Überweisungen wurden um ca. [Uhrzeit der Überweisungen] Uhr ausgeführt. Bei einer sofortigen Bearbeitung meiner Meldung um [Uhrzeit des ersten Kontaktversuchs] Uhr hätte der Recall mit überwiegender Wahrscheinlichkeit noch vor der Gutschrift auf dem Empfängerkonto eingeleitet werden können. Ich weise darauf hin, dass Trade Republic nach § 675m Abs. 1 Nr. 3 BGB verpflichtet ist, dem Kunden jederzeit die Möglichkeit zu geben, den Verlust, den Diebstahl, die missbräuchliche Verwendung oder die sonstige nicht autorisierte Nutzung eines Zahlungsinstruments anzuzeigen. Ich fordere Sie auf, mir mitzuteilen: – den genauen Zeitpunkt, zu dem Trade Republic den SEPA-Recall eingeleitet hat, – den Zeitpunkt, zu dem meine Überweisung(en) im SEPA-Clearing verarbeitet wurden, – den Zeitpunkt der Gutschrift auf dem Empfängerkonto, – das Ergebnis des Recall-Verfahrens. Ich setze Ihnen hierfür eine Frist bis zum [Datum: 14 Tage ab heute]. Ich behalte mir die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen wegen der verspäteten Bearbeitung ausdrücklich vor. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Important: This letter is particularly effective if you have documented the lack of availability — e.g., through screenshots of your call log, chat histories, or emails to Trade Republic with timestamps.

Template letter 3

Demand letter / damages

Use this letter after you have received the responses to the GDPR access request and the recall complaint and want to assert your claim for damages. Adapt it to the specific findings from the responses. In more complex cases, a lawyer’s support can be useful here.

Claim for damages (in German)
Trade Republic Bank GmbH Kastanienallee 32 10435 Berlin [Ihr Name] [Ihre Adresse] [Datum] Betreff: Schadensersatzforderung wegen Verletzung vertraglicher Schutzpflichten Konto: [Ihre Kundennummer / IBAN] Schadensbetrag: [Betrag] EUR Sehr geehrte Damen und Herren, ich nehme Bezug auf meinen Betrugsfall vom [Datum] sowie meine bisherige Korrespondenz mit Ihnen. Am [Datum] wurde ich Opfer eines Betrugs durch gefälschte SMS, die unter dem Absendernamen „Trade Republic" in meinem bestehenden SMS-Verlauf mit Trade Republic erschienen. In Folge habe ich Überweisungen in Höhe von insgesamt [Betrag] EUR ausgeführt. Ich fordere Sie hiermit auf, mir den entstandenen Schaden in Höhe von [Betrag] EUR zu erstatten. Ich stütze meine Forderung auf folgende Gesichtspunkte: 1. Verletzung vertraglicher Schutzpflichten (§§ 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 BGB) Trade Republic hat Verifizierungscodes und Sicherheitsmitteilungen per SMS versendet und dadurch einen Vertrauensanker geschaffen, den die Betrüger durch SMS-Spoofing ausnutzen konnten. Es standen etablierte Gegenmaßnahmen zur Verfügung (Sender-ID-Registrierung bei Mobilfunkanbietern, Wechsel auf Push-Notifications), die nach meinem Kenntnisstand nicht umgesetzt wurden. [Falls zutreffend:] Zudem war Trade Republic die Betrugsmasche bereits seit [Zeitpunkt, falls aus DSGVO-Auskunft bekannt] bekannt, ohne dass Kunden proaktiv gewarnt wurden. 2. Verstoß gegen § 675m Abs. 1 Nr. 3 BGB – fehlende Erreichbarkeit Nachdem ich den Betrug um [Uhrzeit] Uhr bemerkt hatte, war Trade Republic nicht unmittelbar telefonisch erreichbar. Ein Kontakt kam erst um [Uhrzeit] Uhr zustande. Durch die Verzögerung von [Anzahl] Minuten wurde der SEPA-Recall zu spät eingeleitet. Bei rechtzeitiger Bearbeitung hätte der Recall mit überwiegender Wahrscheinlichkeit noch vor Gutschrift auf dem Empfängerkonto erfolgen können. [Falls zutreffend:] 3. Fehlende starke Kundenauthentifizierung (§ 675v Abs. 4 BGB, § 55 ZAG) Zum Zeitpunkt des Betrugs war für mein Konto keine Zwei-Faktor-Authentifizierung implementiert. Gemäß § 675v Abs. 4 BGB entfällt in diesem Fall meine Haftung selbst bei grober Fahrlässigkeit. Ich setze Ihnen zur Zahlung des Betrages von [Betrag] EUR eine Frist bis zum [Datum: 14 Tage ab heute]. Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, werde ich die Forderung gerichtlich geltend machen. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Recommendation: Adapt this letter to the specific findings from the GDPR access response. Delete points that do not apply to your case (e.g., point 3 if 2FA was in place). The more precise the allegations, the more effective the letter.

Your checklist: step by step

[ Order of steps ]
  1. Carry out the immediate measures (recall, account block, police, documentation)
  2. Send the GDPR access request to Trade Republic (template letter 1)
  3. Send the recall complaint if TR could not be reached in time (template letter 2)
  4. Contact your legal expenses insurer, submit a coverage inquiry
  5. Evaluate the response to the GDPR access request (with a lawyer’s help if necessary)
  6. Send the demand letter (template letter 3)
  7. If rejected: decide on court proceedings (we recommend seeking legal advice at this point)
  8. In parallel: consider a complaint to BaFin

If you need support

If you have used the template letters and would like legal support in evaluating the responses or with the further steps, you can reach us by email. Ideally, bring Trade Republic’s responses and your documentation with you.

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JUN Legal GmbH · Würzburg
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